Mexiko, Austrálie, Cookovy ostrovy, Irák, Vietnam, USA i Švédsko – na úspěšné projekty české inženýrské společnosti B:TECH můžeme narazit po celém světě, výjimku tvoří pouze severní a jižní pól. Tato havlíčkobrodská firma pomáhá svým zákazníkům s průmyslovou automatizací, optimalizací procesů a nasazováním inovativních řešení i moderních technologií již od roku 2000. Klienti B:TECHu jsou firmy z oblasti potravinářství, úpravy vody, automotive, energetiky a logistických technologií.

Cíle projektu

B:TECH se významnou mírou začlenil do života svého regionu. V duchu společenské odpovědnosti vytváří dlouhodobé pracovní příležitosti, pořádá i podporuje nejrůznější sportovní akce, propaguje technické obory u žáků základních i středních škol a spolupracuje se studenty. Dodržování hodnot a naplňování strategie považuje B:TECH za základní kámen úspěchu.

QI zvítězilo díky své přizpůsobitelnosti

Nezdařilá implementace původního softwaru nedovolovala podporu důležitých firemních procesů. Potřeba jednotného řešení pro všechny agendy přivedla B:TECH k myšlence vypsat výběrové řízení na dodávku komplexního ERP systému. B:TECH oslovil šest dodavatelů. Zvítězila společnost Melzer se systémem QI, a to díky kombinaci ceny, přidané hodnoty, návrhu řešení a odbornosti konzultantů, kteří posléze realizovali implementaci. „Kladli jsme velký důraz na orientaci poptávaného
systému na projektové řízení. Z tohoto pohledu nám nejvíce vyhovovalo QI. Také jsme chtěli úměrný software k naší firmě. Robustní produkty, které se nebyly schopny za rozumnou cenu přizpůsobit, jsme proto vyřadili,“ upřesnil generální ředitel B:TECHu Igor Zahrádka. Podobný názor má i finanční manažerka Ing. Kateřina Hodulíková: „Nechtěli jsme pořizovat obrovský software, který by pro nás byl neupravitelný. Možnost přizpůsobit QI na míru nám vyhovovala.“

Implementací k podpoře všech procesů

Po špatné zkušenosti s předchozí implementací postupoval B:TECH velmi svědomitě. „Byli jsme poučeni z chyb při zavádění předchozího systému. V novém projektu jsme proto mimo jiné změnili strukturu implementačního týmu. Úzce jsme zapojili nejen management naší společnosti, ale také funkční manažery zodpovědné za nosné procesy, externího projektového manažera, implementátory ze společnosti Melzer a v neposlední řadě klíčové uživatele, kteří nyní s danými funkcionalitami pracují denně. Byl to důležitý aspekt – klíčoví uživatelé přesně věděli, co potřebují včetně očekávaných výstupů ve formě reportů,“ shrnul Igor Zahrádka. Tým se skládal z 16 lidí, více než dvě třetiny tvořily ženy. „I díky tomu byl celý projekt úspěšný. Ženy jsou trpělivější, jdou víc po detailu a trvají na něm. Navíc si nic nedokazují, proto si všichni klíčoví uživatelé vyšli vstříc,“ doplnil Igor Zahrádka.

Cílem implementace bylo dostat obraz firmy do QI, proto ve velké míře došlo na pokročilé customizace. „Zpočátku jsme byli přesvědčeni, že žádné nechceme. Praxe při implementaci nám však ukázala opak. Do QI jsme tak prostřednictvím zakázkových úprav dostali všechny procesy, které firmu vytváří a dávají jí přidanou hodnotu,“ řekla Kateřina Hodulíková. Zavádění QI probíhalo při plném provozu společnosti.

Z pohledu projektů i procesů

Po implementaci B:TECH v QI vede všechny klíčové firemní procesy. V největší míře byla ovlivněna oblast řízení projektů. „Každá naše zakázka je specifická nejen svým rozsahem, ale také z hlediska přístupu zákazníka a jeho požadavků. Každá má také jiný časový i finanční průběh. QI nám umožňuje individuálně zastřešit každý projekt, zároveň ale můžeme všechny řídit jako celek v rámci stanovených procesů. Starý systém toto nezvládal,“ připomněl Igor Zahrádka. Možnost společného vedení projektů umožňuje jejich navázání na dílčí procesy, které jsou jednotné pro celou firmu. Zejména se jedná o oblasti obchodu, řízení kapacit zaměstnanců, financí a vyhodnocování projektů. Protože většina procesů probíhá elektronicky v QI, nebo jsou jím automaticky generovány, je jejich zpracování jednodušší.

Nasazení QI dopomohlo ke snížení rizika lidských chyb, a to především při řízení projektů. „Úplně vymizely takzvané manažerské interpretace pravdy. Tyto diskuze o věrohodnosti čísel se vytratily proto, že nové reporty z QI jsou o tvrdých datech. Pokud někdo poukazuje, že například náklady nejsou zadány dobře, dvakrát kliknu, dostanu se k detailu a mohu vše uvést na pravou míru. Od interpretace pravdy jsme se tak dostali k interpretaci příčin,“ shrnula Kateřina Hodulíková.

Podpora při řízení celého holdingu

Zavedení QI se pozitivně odrazilo také při řízení firmy. „Před QI jsme měli systém za 8 milionů korun – běželo na něm de facto pouze účetnictví a schvalování nákupu. Firmu jsme řídili spíše zpětně. Přirovnávám to k situaci, kdy jedete po dálnici rychlostí 130 km/h a řídíte auto pouze podle zpětných zrcátek: víte přesně, kde jste byli, ale ne, kde budete. Nyní máme informace k dispozici na jednom místě, a to nejen historická data, ale i forecasty a potřeby jednotlivých projektových manažerů v rámci projektů. A získáváme nejen finanční údaje, ale například i detailní plán práce pro jednotlivé specialisty či obchodní výhled. Tyto informace pak můžeme rychle a jednoduše seskupit za celou firmu a použít je pro rozhodování a řízení B:TECHu. Vše běží jako datové pozadí Business Intelligence. V každodenní práci nám pomáhá i to, že sdílíme informace napříč celou společností,“ sdělil Igor Zahrádka.

QI je nasazené nejenom v B:TECHu, ale zároveň v devíti českých a slovenských společnostech holdingu B:GROUP (celkem 13 společností z různých zemí světa). „Každá má jiné vedení, použití QI nám ale umožnilo sjednotit metodiky napříč holdingem a využít nástroje Business Intelligence pro snadné reportování a vykazování, což nám výrazně zjednodušuje práci a šetří čas,“ dodala Kateřina Hodulíková.

Spokojený personalista i zaměstnanci

Další oblastí, ve které QI v rámci B:TECHu významně pomáhá, je personalistika. „Musíme bojovat o každého člověka. Konkurence na trhu práce je velká. Naši výhodu nespatřujeme v produktu, ale v práci s lidmi, konkrétně pozitivně nastavené firemní kultuře a uplatňování spravedlnosti. K dodržování a zachování prvků demokracie a férovosti jsme potřebovali nástroj, který nás podpoří. Tím nástrojem se stalo QI. Naše společnost se o něj opírá ať už z pohledu plánování kapacit, hodnocení zaměstnanců, přidělování ochranných pomůcek nebo tvorby vzdělávacích plánů. Jsme si vědomi, že 100% dokonalosti nelze dosáhnout, přesto můžeme z posledních průzkumů spokojenosti zaměstnanců vyčíst, že za předešlé dva roky prakticky vymizely výtky k intuitivnímu, a tím chaotickému řízení projektů,“ vysvětlil Igor Zahrádka.

Implementací bylo zajištěno také napojení QI na jedinou využívanou externí aplikaci PickAx. Jedná se o úzce specializovaný program vyvinutý B:TECHem pro vykazování do původního systému. Společností Melzer byla tato aplikace převzata, upravena a rozšířena. Prostřednictvím PickAx zaměstnanci vykazují svoji činnost z nejrůznějších koutů světa směrem ke konkrétním projektům, vedou detailní podklady pro výkazy služebních cest a mají přehled o čerpání fondu pracovní doby i dovolených. V mnohých firmách jsou výkazy činností a cestovní výkazy dvě oddělené agendy, v případě B:TECHu jsou díky PickAx spojeny v jednu. Vše je přímo navázané na QI, do kterého se kompletně promítnou vykázaná data, a pokračuje se v jejich zpracování, aniž by kdokoli musel údaje vyplněné v PickAx znovu manuálně přepisovat. „Díky propojení obou softwarů si slibujeme nárůst efektivity jak pro naše zaměstnance kdekoli po světě, tak pro back office, který tyto údaje zpracovává ať už pro výplaty mezd nebo cestovní náhrady,“ shrnul Igor Zahrádka.

S QI i nadále

QI bylo v B:TECHu nasazeno v největším možném rozsahu již při implementaci. „Původně jsme chtěli být konzervativnější, nakonec jsme zvolili maximální variantu, což samozřejmě obnášelo několik vln customizací a programových úprav. Zahájením ostrého provozu však úpravy neskončily. Nic není zakonzervováno, B:TECH se stále vyvíjí a QI reaguje na naše potřeby. Z hlediska funkčního jdeme strategií broušení diamantu: tady se něco vyladí, tady něco přikoupí,“ dodal Igor Zahrádka.

Hlavní přínosy implementace QI

• Jednodušší zpracování i řízení projektů
• Snížení rizika lidských chyb
• Přesnější a rychleji vygenerované reporty
• Kvalitní podklady pro efektivní rozhodování managementu
• Sjednocení procesů
• Napojení na externí software