Slovenská reklamná agentúra daren & curtis, ktorá pôsobí v Bratislave, pomáha svojim klientom od roku 2004. Vďaka inovatívnemu prístupu a nevšedným nápadom sa počas niekoľkých rokov vyprofilovala na poskytovateľa full servisných marketingových a reklamných služieb. Využívajú ju napríklad spoločnosti Lenovo alebo Sygic, ktorým agentúra poskytuje kompletný marketingový servis.

Cíle projektu

Hlavné prínosy implementácie QI

• Úspora 24 000 € ročne vďaka zvýšenej produktivite zamestnancov
• Nárast profitability každej zákazky o 17 %
• 30% časová úspora na jednej zákazke

Zapôsobila hlavne flexibilita

Pôvodne využíval daren & curtis vlastný systém. Kvôli presnejšej evidencii zákaziek, klientov aj termínov projektov vznikla potreba zapojiť sofistikovanejší nástroj. Spoločnosť preto vypísala výberové konanie, ktorého sa zúčastnili traja dodávatelia informačných systémov. QI zvíťazilo. „Reklamnú agentúru vnímam ako kreatívny proces, je to odlišné ako v ostatných odboroch. V strojárenstve sú jasne stanovené normatívy pre výrobok, napríklad pri grafických prácach je ale určenie presných atribútov zložitejšie. Preto sme hľadali nástroj, ktorý nám pomôže nastaviť procesné postupy podľa našich predstáv. Našim cieľom bolo dosiahnuť vysokú flexibilitu pri týchto procesoch a zjednodušiť prácu so zákazkami. S QI sa nám to podarilo,“ vysvetľuje majiteľ agentúry Jakub Čech.

Zavádzanie QI prebehlo podľa predstáv agentúry. „Bolo veľmi dôležité, že som sa do implementácie mohol zapojiť,“ oceňuje Čech.

Menej reklamácií aj jednoduchšia komunikácia

Základom pre správne fungovanie firmy je efektívne plánovanie vlastných kapacít. Preto sa pilierom celého riešenia stal modul Organizácia a riadenie, ktorý okrem ľudských zdrojov zasahuje priamo do produkcie. „Kolegovia presne vedia, koľko práce ich čaká. Na tomto základe jednoduchšie plánujú a vykazujú činnosť, dopredu teda poznajú výšku svojej výplaty. Týmto sa vytvára pozitívny tlak na kvalitu ich práce,“ vysvetľuje Čech.

Jednoducho dostupné komplexné informácie evidované v systéme poskytujú dôležité podklady pre plánovanie a nastavovanie interného fungovania aj možnosť včasnej a lepšej reakcie na zmeny spôsobené externými prvkami. „Využili sme modul Document Management System, s ktorým máme všetky dokumenty ihneď po ruke. Tým sa u nás zvýšila adaptácia pri zastupiteľnosti, čo je dôležité pre každú firmu, ktorá chce rásť,“ vyzdvihuje Čech.

S QI sa daren & curtis posunul vpred aj v rámci procesného riadenia. Pokiaľ príde k reklamácii, agentúra v systéme jednoducho dohľadá konkrétne zadanie vrátane všetkých termínov. „Naša komunikácia s klientmi sa vďaka QI zlepšila, aj preto je teraz reklamácií menej. A pokiaľ sa nejaká objaví, môžeme jednoducho dohľadať jednotlivé kroky, vďaka čomu chyby rýchlo odhalíme,“ hovorí Čech.

Efektívnejší chod obchodného oddelenia

Daren & curtis vedie v QI celú agendu obchodného oddelenia. Cenovú ponuku možno vytvoriť na základe potrieb klienta. „Dopredu vieme, koľko bude zákazka stáť, lepšie teda odhadneme naše budúce príjmy,“ vysvetľuje Čech. Pokiaľ zákazník akceptuje cenovú ponuku, spustí sa celý proces produkcie: vytvoria sa úlohy pre konkrétnych pracovníkov vrátane termínov schôdzok, všetko sa odráža priamo v obchodných prípadoch.

QI napomáha aj ku včasnej fakturácii, nie je teda ohrozené cash flow. „Z pohľadu obchodného oddelenia ide všetko vďaka automatizácii rýchlejšie ako pred QI. V niektorých prípadoch stihneme zákazku zrealizovať s 30% časovou úsporou. Toto vyčíslenie môže predstavovať aj niekoľko týždňov. Nezanedbateľným prínosom je aj to, že naši zákazníci veľmi oceňujú skrátenie doby dodania pri zachovaní rovnakej kvality,“ dopĺňa Čech. Celé účtovníctvo, napríklad evidencia pohľadávok a záväzkov, je v súlade so slovenskou legislatívou.

Vďaka evidencii všetkých dokumentov, ako napríklad výkazy práce, vystavené objednávky, záväzky aj pohľadávky, získava agentúra prehľad o ziskovosti, a to ako v celkovom kontexte, tak aj v rámci jednotlivých obchodných prípadov. „Každý, aj ten najmenší projekt máme pod kontrolou z pohľadu profitability. Vždy vieme, ako na tom aktuálne sme,“ hovorí Čech. Podstatné je, že vďaka optimalizácii procesov je každá zákazka priemerne o 17,3 % výnosnejšia oproti obdobiu pred implementáciou QI.

Podpora pre všetky pracovné pozície

S príchodom QI zaznamenali pozitívne zmeny všetky pracovné pozície, a to od asistentky až po majiteľa. Napríklad Account Director získava prehľad o aktivitách celého obchodného tímu, stave každej zákazky alebo plnení KPI (Key Performance Indicators). Všetky tieto informácie sú on-line, čiže aktuálne. Creative Director vie o každom termíne a má prehľad o vyťaženosti svojich podriadených. To všetko v reálnom čase. Ak sa nestíha, môže preorganizovať prácu tak, aby bol termín dodržaný. Majiteľ má prehľad o celej agentúre, a to aj z pohľadu čerpania kapacít do budúcnosti. Preto ľahšie vyhodnotí, akých projektov sa firma môže zúčastniť. „Riadenie firmy prostredníctvom QI je super. Mám prehľad z pohľadu produkcie, kapacít, budúcich výnosov aj ziskovosti spoločnosti,“ zhrnul Čech.

V neposlednom rade QI zohľadňuje špecifiká agendy reklamných agentúr. „V našom odvetví sa kladie dôraz na termíny a kvalitu. S QI a jeho plánovacou plachtou stíhame všetko vo vysokej kvalite, dáta máme k dispozícii tiež on-line. Aj preto kreatívni pracovníci presne vedia, čo majú robiť, nechodia sa zbytočne pýtať na požiadavky a termíny. A naopak, ja sa nemusím informovať, v akom stave sa daný projekt aktuálne nachádza,“ hovorí Čech a vypočítava, že vďaka operatívnemu riadeniu a lepšiemu plánovaniu ľudských zdrojov agentúra ušetrí ročne 24 000 €.

Ďalšie přínosy implementace QI

• Prehľad o aktivitách celého tímu
• Efektívne plánovanie a čerpanie kapacít ľudských zdrojov
• Jednoduchšie dodržiavanie termínov
• Pozitívna pracovná motivácia vďaka transparentnému hodnoteniu
• Lepšia a rýchlejšia adaptácia na nepredvídateľné situácie (napríklad v rámci zastupiteľnosti)
• Účelné riešenie reklamácií
• Zrýchlenie prevádzky obchodného oddelenia
• Zjednodušenie a sprehľadnenie všetkých obchodných procesov
• Rovnomerná cash flow
• Spokojní zákazníci vďaka rýchlejšiemu dodaniu zákaziek
• Účtovníctvo vedené v súlade s aktuálnou slovenskou legislatívou
• Informácie o výhľade tržieb
• Prehľad o ziskovosti konkrétnych obchodných prípadov aj stave každej zákazky
• Lepšia organizácia pri riadení firmy