Historicky viac ako 700 000 predajov a viac ako 200 obchodných zastúpení v šiestich európskych štátoch robí zo spoločnosti ADLO popredného slovenského výrobcu bezpečnostných dverí.

Ciele projektu:

Implementáciou ku zmysluplnému projektovému celku

Stále aktuálnejšia potreba automatizácie procesov a dosiahnutie ešte komplexnejšieho prozákazníckeho prístupu doviedli ADLO k prehodnoteniu dovtedajšieho IT zázemia. „Chceli sme ísť s trhom, čo by nebolo možné bez nového systému, a tak došlo na výberové konanie,“ spomína vedúci IT oddelenia Peter Posvanc.

Sitom pre päť prihlásených kandidátov sa stali referenčné návštevy u ich existujúcich zákazníkov. „Na vlastné oči vidíte, ako systém funguje. Lepšie vycítite, čo je dobré, a čo nie. Rozhodovanie nad umelými syntetickými dátami nám nedávalo zmysel,“ hovorí Posvanc a zhrňuje ďalšie požiadavky, „nové riešenie malo pokryť všetky procesy od zákazníckej objednávky až po expedíciu a umožniť sledovať stav výroby on-line. V neposlednom rade sme dychtivo vyzerali zavedenie konfigurátora výrobkov, ktorý do tej doby v našom riešení úplne chýbal. Toto ale za podmienky, že zásah do personálnych aj materiálnych kapacít bude čo najmenší. QI vyššie povedané bez zbytku splnilo a vo výberovom konaní zvíťazilo.“

Zavedenie systému implementačný partner aj zástupcovia za ADLO naplánovali veľmi dôsledne, čo dokladá fakt, že kvôli implementácii výroba nemusela stáť ani jeden deň. Zrejme najzložitejším momentom teda bolo presvedčiť zamestnancov o výhodách zmien pracovných postupov. „Používateľov sme zoznámili s terminológiou a situácia sa zlepšila. Takže ak zavedenie QI hodnotím z globálneho pohľadu, rád zdôrazním, že procesy sa podarilo nastaviť do zmysluplného celku. Rozhodne prevažujú pozitíva, za čo ďakujeme tímu implementátora,“ chváli Posvanc.

Plynulejšie s Konfigurátorom

Stredobodom riešenia a jeho tmeliacim prvkom je funkčnosť Konfigurátor výrobkov. „Vždy sa prispôsobujeme prianiu zákazníka. Preto sú každé dvere de facto originál vyrobený pre konkrétny účel. Široké možnosti produktov demonštruje cca 395 000 dostupných nadväzností, obvykle ide o farbu, rozmer, typ materiálu či doplnenie vhodného príslušenstva. Pre predstavu aj jednoduchšie dvere majú 30 až 35 konfiguračných parametrov. Niektoré sú medzi sebou kompatibilné, iné nie. Zapojenie Konfigurátora, ktorý nadväznosti automaticky kontroluje, hodnotíme ako úplne kľúčové,“ hovorí vedúci.

Kľúčovým prínosom funkčnosti je dostupnosť overených informácií o produkte počas celého životného cyklu zákazky. Všetko začína objednávkou, kedy obchodný manažér pri rozhovore so zákazníkom zadáva špecifikáciu do QI. „Konfigurátorom sme potrebovali zabezpečiť, aby bola výrobe odovzdaná zákazka, ktorú je možné reálne vytvoriť. Kompatibilitu častí a vlastností výrobku obchodník pri objednávke overuje v QI. Rovno teda so zákazníkom konzultuje, čo je možné. Predtým sme situáciu riešili skôr pocitovo z hlavy a čakalo sa, či výroba zákazku vôbec spracuje. Pochopiteľne nás to stálo veľa komunikácie, vysvetľovania a riešenia. Teraz výrazne šetríme čas a robíme menej chýb,“ porovnáva Posvanc.

Dáta z objednávky vrátane miesta určenia produktu rovno vstupujú do výroby, kde sa prepíšu do dokumentácie. Zamestnanec jedným tlačidlom spracuje výrobný list aj príkaz, následne expedičný list. Postupy aj operácie samotné sú vďaka tomu presne naplánované. „Pôvodne všetko prebiehalo manuálne, čo bolo neúnosné. Samotná príprava výrobných podkladov je teraz poznateľne kratšia. Zaberie dve minúty na jednu zákazku. Predtým sme len na túto agendu zamestnávali jeden celý úväzok,“ vypočítava vedúci.

Uľahčenie výroby aj lepšia zastupiteľnosť

Teraz ADLO prostredníctvom Konfigurátora vyrába až 90 % zákaziek. Všetky postupy, ktoré sa pre ich vyhotovenie používajú, sú obsiahnuté v systéme a môžu sa použiť opakovane. Zostávajúcich 10 % pripadá na atypické výrobky s natoľko ojedinelými požiadavkami, že sa ich nevyplatí automatizovať a prenášať do štandardizovaných postupov. Priamym dôsledkom tejto výroby je ale väčšia spotreba času a možné odchýlky v objednávke. Prínos Konfigurátora spočíva v tom, že pred zavedením QI sa ako atypický produkt vnímalo 60 % zákaziek. Automatizované riešenie však uľahčilo výrobu aj jej prípravu natoľko, že podľa zavedených postupov je možné spracovať spomínaných 90 %.

Význam Konfigurátora dokladá udalosť z doby implementácie, kedy riešeniu chýbal krôčik k dokončeniu. „Príprava ešte nebola celkom automatizovaná, preto výrobní listy vedel spracovávať iba dispečer výroby. Ten ale zo dňa na deň ochorel. Produkciu sme kvôli tejto skutočnosti museli na dva dni zastaviť, čo, ako sme už spomenuli, nebolo nutné ani kvôli implementácii. Potom prišla správa, že dispečera čaká operácia. V tej chvíli sme v QI skúsili využiť už fungujúcu agendu objednávok a výrobných listov. A pretože automatizované procesy nie sú tak náročné pre spracovanie, zvládli sme výrobu rozbehnúť aj bez kľúčového pracovníka. Táto spomienka krásne ilustruje, ako dôležité je pre nás QI z hľadiska zastupiteľnosti,“ oceňuje Posvanc.     

Dobre informované predajne

Ďalším očakávaným momentom bolo zapojenie komplexného zberu informácií pomocou čiarových kódov, čo sa pred QI síce dialo, ale iba v obmedzenej miere. Teraz produkt od začiatku výroby sprevádza štítok s čiarovým a QR kódom, ktorý pracovníci pri každej operácii skenujú. Dáta sa prenášajú do systému priamo pod konkrétnu zákazku. ADLO tak získava spätnú väzbu nielen ohľadom odvádzania práce, ale aj o tom, v akom stave výrobok je, a to v reálnom čase. „Čítačkou denne vykážeme 300 až 400 operácií, preto sme správne odhadli, že nasadzovať off-line riešenie by nemalo zmysel. Rovnako sa skrátila doba prípravy. Pred QI výroba štítku zabrala cca hodinu, teraz je to 10 sekúnd a v rámci dnešku zodpovedajúcemu štandardu. Dnes by sme niektoré veci pri pôvodnej metóde už ani nezvládli spracovať,“ hovorí vedúci.

Vďaka on-line dostupným informáciám z výroby získavajú prehľad aj predajne, na ktorých boli zákazky objednané. „Majú pod dohľadom priebeh výroby, balenie aj nakládku. Navyše vedia, aký typ k nim mieri, a vopred zhodnotia, či je extrémne ťažký alebo rozmerovo či inak atypický. Podľa potreby potom môžu povolať viacej personálu, čo je dôležité z hľadiska bezproblémovej manipulácie,“ vysvetľuje vedúci. Dôležitú úlohu hrá aj to, že prenos informácií kódmi zmenšil chybovosť. Od zadania objednávky sa totiž naprieč všetkými procesmi a dokumentami prenášajú totožné údaje.

Ako už bolo spomenuté, ADLO má široké obchodné zastúpenie, a to hneď v šiestich európskych štátoch. Dáta za všetky pobočky sa centralizujú v systéme. Informačne prepojený celok, ktorý vďaka QI vznikol, priniesol okrem iného prehľadnejší východzí stav pre ekonomické výsledky. „Údaje máme na jednej kope. Dokážeme efektívnejšie vyhodnocovať činnosť stredísk, vidíme výdaje: koľko išlo na obchod, ľudské zdroje alebo do výroby. Môžeme aj lepšie porovnávať jednotlivé obdobia,“ popisuje Posvanc.

Dvojnásobná agenda s rovnakým stavom zamestnancov 

V konečnom dôsledku zavedenie QI zmenilo štýl práce celej spoločnosti, a tým zvýšilo efektivitu. „Inak pracujeme s objednávkami, inak trebárs pri vystavovaní zálohových listov. Preto sme si mohli dovoliť vybrané agendy rozšíriť. Viac sa venujeme napríklad ekonomickému vyhodnoteniu, kde urobíme zhruba dvaapolkrát viac práce. Pamätám si, že informáciu, ktorú sme kedysi vyhľadávali aj hodinu, teraz získame za jednu minútu, naviac sa dostaneme ku kvalitnejším a podrobnejším zisteniam,“ porovnáva vedúci.

Priestor ktorý vznikol po zmene štýlu práce prišiel vhod vo chvíli, kedy sa zvýšil počet zákaziek, a to až dvojnásobne nad pôvodný stav. „Pokiaľ by sme toto vybavovali bez QI, len obchod by musel pribrať najmenej päť ďalších kolegov. Agendy aj zákazníkov teda pribudlo dvojnásobne, paradoxne ale situáciu zvládame s rovnakým počtom ľudí,“ vyhodnocuje Posvanc a dodáva, „keby sme mali zastaralé procesy, rozhodne by sme museli navýšiť počet zamestnancov.“ 

Kľúčové prínosy QI:

Rýchlejšia príprava výrobných podkladov s úsporou jedného celého úväzku 

Zmenšení objemu atypických výrobkov o 50 % 

Príprava štítku za 10 sekúnd namiesto jednej hodiny 

Dohľadanie konkrétnej informácie k vyhodnoteniu skrátené o 59 minút

Dvojnásobné zvýšenie počtu zákazníkov a súvisiacej agendy pri rovnakom stave zamestnancov