Modul
Doprava
Máte pod kontrolou vozový park?
Chcete optimalizovať procesy spojené s dopravou?
Jazdíte po efektívne naplánovaných trasách?
Predovšetkým nárast obchodov realizovaných cez internet prináša väčšie nároky na logistiku. Modul Doprava informačného systému QI ponúka pohodlné spracovanie všetkých činností spojených s tuzemským aj zahraničným transportom, a to od prijatia objednávky až po odmeňovanie vodičov podľa hospodárnosti ich jazdy. Okrem iného pomôže s minimalizáciou nákladov, riadením všetkých zákaziek a postará sa o efektívnu tvorbu aj spracovanie dokladov.
V QI evidujeme všetky objednávky na prepravu od našich zákazníkov. Po ich zaevidovaní môžeme zaslať z konkrétnej objednávky inštrukcie vodičovi odkiaľ a kam má ísť vrátane GPS súradníc a trasy. QI je prepojené so sledovacím systémom, a tak nielen že vodič dostane informácie o ceste, ale zároveň v QI spätne vidíme všetky údaje vrátane času nakládky a vykládky tovaru. Zo stiahnutých informácií zo sledovacieho systému jednoducho vytvoríme v QI záznam o prevádzke vozidla a z neho cestovný výkaz, teda vyúčtovanie služobnej cesty. Taktiež evidujeme všetky vozidlá vrátane pravidelných aj mimoriadnych servisných prehliadok a všetky náklady.
Václav Hrubý
štatutárny riaditeľ spoločnosti HrubyMOVING TRANSPORT
Čo modul dokáže:
- evidovať vozidlá využívané v rámci firmy a sledovať pre nich výnosy aj náklady,
- plánovať trasy pre interných vodičov vrátane jednotlivých zastávok aj prekládok tovaru,
- tvoriť prevádzkové denníky (stasky, knihy jázd) ručne, alebo načítaním zo sledovacieho zariadenia,
- monitorovať pomer služobných a súkromných kilometrov,
- previazať výkon vozidla s konkrétnou požiadavkou zákazníka, toto následne vyfakturovať (v rámci organizácie aj mimo ňu),
- z prevádzkových denníkov preniesť odmeny vodičom do miezd,
- pripraviť zásielky pre prepravu svojpomocne alebo v externých firmách (rýchla a jednoduchá registrácia prostredníctvom služby Balíkobot).
Pre koho je Doprava vhodná?
Modul sa postará o vozový park každej firmy. Dokáže spravovať niekoľko málo vozidiel aj pomáhať s požiadavkami veľkých dopravných, logistických a špedičných spoločností. Prehľadne podané informácie a automatické sťahovanie dát ocenia predovšetkým vodiči a dispečeri. Účtovníkom zase výrazne uľahčí spracovanie miezd vodičom, ale tiež pomôže pri rozúčtovaní na jednotlivé dimenzie. Jednoduchšie bude aj vyhodnocovanie a fakturovanie nákladov za vozidlá, napríklad vďaka importom výpisov z čerpacích staníc. Manažment spoločnosti získa výstupy z ekonomického aj vecného hľadiska.
V čom vám modul najviac pomôže?
Modul výrazne spresní evidenciu vášho vozového parku. Priamo v systéme budete mať k dispozícii záznam o prevádzke vozidla (staska) aj knihu jázd. Oba uvedené prevádzkové denníky umožňujú jednoduché zaznamenanie údajov o používaní vozidiel (najazdené kilometre, motohodiny, prestávky alebo iné užívateľsky definovateľné udalosti) a čerpanie aj spotrebu pohonných hmôt. Dáta sa do denníkov prenášajú zo sledovacích systémov a pomocou palivových kariet aj importom z čerpacích staníc, vodiči preto nemusia nič vypisovať (manuálny záznam je však tiež možný). Vždy sa premieta východzí stav predchádzajúcich denníkov, máte teda záruku nadväznosti údajov. Vďaka prehľadne podaným informáciám z QI tiež jednoducho získate podklady pre spracovanie cestnej dane.
Modul zahŕňa prehľad o najazdených kilometroch, presnom pohybe vozidla a spotrebe pohonných hmôt, vďaka tomu ľahko vyčíslite náklady na najazdený kilometer. Túto prevádzkovú časť je možné v systéme prepojiť s obchodnou a účtovnou agendou, preto je vytváranie dokladov v QI jednoduché a rýchle: napríklad špedičné firmy môžu prijaté objednávky previazať so staskou alebo priamo zo stasky vytvoriť faktúru. Z prevádzkového denníka ľahko vygenerujete cestovné výkazy (tie možno jedným kliknutím priradiť k už v systéme zaevidovanej služobnej ceste). Bez problémov tiež pripravíte dodacie listy alebo výkazy služieb.
Jednotlivé zákazky môžete monitorovať vrátane výstupov s prepočtami výnosových aj nákladových zložiek na najazdené kilometre. Celá agenda sa kompletne previaže do účtovníctva, preto budete mať pod kontrolou chod firmy. Ľahko teda vyhodnotíte aktuálnu situáciu a prispôsobíte jej zdroje. Pokiaľ využívate služby prepravných spoločností, získate k dispozícii ďalší nástroj pre zjednodušenie práce, a to evidenciu zásielok. Kvôli automatizácii expedície u najrôznejších prepravcov je QI prepojené so službou Balíkobot. Z jedného miesta teda vyriešite všetko podstatné: pripravíte dáta pre dopravcov a vytlačíte prepravné štítky, združíte zásielky do zvozu, nahlásite ich dopravcovi a vytlačíte prepravný protokol. V prípade, že si tieto služby zabezpečujete svojpomocne, možno v QI evidovať celý proces. Ľahko určíte, kedy a kde je prvotná nakládka a koncové vykládky. Súčasne môžete sledovať jednotlivé úseky dopravy (napríklad prekládka do iného auta).
Pri napojení na modul Mzdy môžu dáta z prevádzkových denníkov poslúžiť na výpočet miezd vodičov, a to vrátane príplatkov alebo zrážok za dodržanie či nedodržanie normy pre spotrebu paliva. Modul totiž vyhodnocuje hospodárnosť jazdy. Taktiež možno zvlášť vykazovať súkromné aj služobné jazdy.
Počet najazdených kilometrov pomôžu znížiť efektívne pripravené trasy. Ich plán s QI zabezpečíte jednoducho. Podľa založených údajov (napríklad objednávok) pripravíte podklady pre cestu vašim vodičom. K tomuto plánu sa môžete vždy vrátiť a aktualizovať ho podľa okolností. Zároveň je možné trasu vodičov spätne skontrolovať.
Pokiaľ využívate modul Servis a údržba, získate prehľad o technickom stave vášho vozového parku a harmonogramu jeho garančných, servisných aj ostatných prehliadok vrátane zoznamu plánovaných odstávok vozov a evidencie pneumatík. Využiť môžete súhrn vyžadovaných servisných úkonov v nadväznosti na vykázané kilometre. QI tiež porovnáva zamýšľané a skutočné náklady na údržbu: budete teda presne vedieť, čo sa ešte oplatí opraviť, a čo už nie.
Náhľady modulu
