Projekty

Skutočne riadite projekty efektívne?

Darí sa Vám dosiahnuť ich ciele?

Máte prehľad o každej položke projektového rozpočtu?

Kľúčom k úspechu akejkoľvek spoločnosti je podrobné plánovanie a presné riadenie všetkých projektov. Veľmi dôležitá je kvalitná opora, ktorá ich prípravu a plnenie uľahčuje tým, že postráži podstatné. Presne to Vám poskytne informačný systém QI so svojím modulom Projekty. Zvládne akciu priebežne vyhodnocovať, zostaví a postráži jej rozpočet, vyčísli cash flow alebo sleduje využitie strojov či vyťaženosť zamestnancov.

Každá naša zákazka je špecifická nielen svojim rozsahom, ale aj z hľadiska prístupu zákazníka a jeho požiadaviek. Každá má tiež iný časový aj finančný priebeh. QI nám umožňuje individuálne zastrešiť každý projekt, zároveň ale môžeme všetky riadiť ako celok v rámci stanovených procesov. Starý systém toto nezvládal.

Igor Zahrádka

generálny riaditeľ spoločnosti B:TECH

Prečo si modul zakúpiť

Uľahčuje plniť ciele Vášho projektu – získate prehľad o všetkých rozpočtových položkách a projektových úlohách. Taktiež pomôže zostaviť detailný časový harmonogram celej akcie.
Zostavuje a kontroluje viacúrovňový rozpočet
Upozorňuje na prípadné kolízie: stráži nielen kapacity firemných zariadení, ale aj vyťaženosť ľudských zdrojov – tým zamedzuje prekrývaniu operácií a optimalizuje prácu.
Zabezpečuje informovaný projektový tím.
Pomáha s propagáciou projektu alebo konečného produktu a prípravou školení.
Rovnako ako celé QI má jednoduché ovládanie. Projekty odporúčame prepojiť s modulom Procesy a workflow aj CRM a marketing.

Pre koho sú Projekty vhodné?

Modul dobre poslúži všetkým, ktorí sa na konkrétnom projekte podieľajú: vyšší manažment získa detailný prehľad o celej akcii alebo jej jednotlivých častiach, vďaka tomu môže projekt efektívne riadiť. Projektový manažér ocení komplexný náhľad na projekt v dvoch rôznych formách: štruktúrovanom diagrame a Ganttovom grafe – tak môže informácie vyhodnocovať aj archivovať. K účastníkom projektu sa priamou cestou dostanú správne pokyny, napríklad pomocou organizačného kalendára.

Ako Projekty pomáhajú?

Prehľadne zobrazujú všetky aktivity

Každý projekt v QI môžete začať vytvárať vkladaním termínov, akcií a úloh vo zvolených nadväznostiach alebo ho odvodiť z modulu Procesy a workflow.
QI potom dokáže prepojiť všetky čiastkové aktivity, ktoré súvisia s daným projektom. Vďaka tomu vysledujete napríklad využitie strojov, stavy obchodných prípadov, kapacity rokovacích miestností alebo vyťaženosť zamestnancov. Projekt si vďaka prehľadným diagramom môžete tiež zobraziť ako celok – všetky úlohy uvidíte zaznamenané na časovej osi. Softvér vždy rešpektuje Vami určenú štruktúru. Je možné posúvať termíny rokovaní, pozastavovať časti projektu alebo ho rozšíriť o ďalšie úlohy či projekty.

Viete o každom Eure daného projektu

V rámci QI je možné ku každému projektu vopred zostavovať odhadovaný rozpočet. Stačí pridať do stromovej štruktúry plánované náklady a výnosy, tieto sumy je možné rozpadať. Odhadované čiastky nie sú viazané na faktúry. Ku konkrétnym akciám je však možné priraďovať faktúry. Vďaka tomu možno rozpočet porovnávať so skutočnosťou, a to nielen v priebehu projektu, ale aj pri finálnom vyhodnotení. Súčasťou QI je aj účtovná zostava pre vyčíslenie cash flow za vybrané obdobie.

Zabezpečujú rovnomerné rozloženie práce

Vďaka informáciám o využití firemného zariadenia môžete neustále reagovať na zmeny, prispôsobovať a aktualizovať. Modul tiež zabezpečuje informácie o pracovných kapacitách jednotlivcov aj celého tímu – jednoducho tak zistíte, nakoľko sú Vaši zamestnanci vyťažení. QI pri tom prihliada na sviatky, odstávky aj dovolenky.

Podporujú spoluprácu zamestnancov

Informačný systém celý projektový tím prepojí. Bez zbytočných prieťahov sa každý dozvie informácie o rokovaniach, pracovných schôdzkach alebo úlohách. Aplikácia QI Mobile ich zobrazí aj v chytrom zariadení. Všetko potom môžete prepojiť s Microsoft Outlookom alebo Vašim účtom na Googli. Synchronizovať je možné úlohy, kalendáre, kontakty a poštu. E-maily jednoducho priložíte priamo k projektom, ktorých sa týkajú.

Pomôžu pri tvorbe marketingových akcií

Pokiaľ Projekty prepojíte s modulom CRM a marketing, získate pomocníka, ktorý Vám uľahčí prípravu marketingových kampaní. Pri príprave seminárov, školení, konferencií, výstav a ďalších akcií pomôže s tvorbou databázy účastníkov či rozosielaním pozvánok.

Na rutinu sa pripravíte vopred

S modulom Procesy a workflow sa môžete pripraviť na štandardné situácie vopred. Opakujúce sa firemné aktivity možno v QI nastaviť ako procesy a tie kedykoľvek generovať. Procesy sa môžu tiež stať súčasťou konkrétnych projektov.