Modul
DMS
Získavate presné a aktuálne informácie?
Máte poriadok v dokumentoch?
Je proces ich spracovania efektívny?
Väčšina firemných procesov je spojená s distribúciou informácií – preto je správa dokumentov oblasťou, ktorá výrazne ovplyvňuje výsledky a efektivitu celej spoločnosti. Modul DMS (document management system) informačného systému QI zabezpečí optimalizovaný obeh všetkých typov dokumentov a postará sa o ne počas celého životného cyklu, teda od vzniku alebo vstupu do organizácie, cez spracovanie, zdieľanie, schvaľovanie aj archiváciu.
Naša spoločnosť ročne vyprodukuje tisíce dokumentov, ktoré je potrebné spracovať a archivovať. Niektoré boli ťažko dostupné kvôli nepresným cieľovým cestám alebo neprehľadnému umiestneniu na rôznych firemných diskoch. Nie vždy sme ale dokázali zabrániť tvorbe duplicít. Teraz prístup k našej elektronickej dokumentácii riadime iba prostredníctvom QI. Oceňujeme predovšetkým jasne definovateľné prístupy a jednotné centrálne uloženie s prístupovými právami na rôznych úrovniach. Zamestnanec sa teda dostane iba k dokumentom, ktoré potrebuje na plnenie svojich úloh. Významným segmentom v oblasti komunikácie s odberateľmi je elektronické zasielanie dokumentov. Predovšetkým ide o doručovanie faktúr elektronickou poštou.
Ing. Bohuslav Vaňous
riaditeľ spoločnosti Vodovody a kanalizace Jablonné nad Orlicí
Prečo si modul zakúpiť
- Skvalitní prácu Vašich zamestnancov: dokumenty budú v bezpečí, navyše je garantovaná ich previazanosť a nadväznosť.
- Vďaka sofistikovaným vyhľadávacím nástrojom využijete informácie z dokumentov na maximum.
- Ušetríte čas a zdroje: jednoducho spracujete všetky dokumenty, a to aj nárazovo; na archiváciu nebudete potrebovať priestory ani zamestnanecké kapacity, odpadnú náklady za tlač.
- Po prepojení s modulom Procesy a workflow dosiahnete väčšiu efektivitu pri organizácii práce.
Pre koho je modul DMS vhodný?
Rýchlo nájsť zmluvu a s ňou súvisiace dokumenty teraz nebude problém. Modul pomôže všetkým zamestnancom od asistentky cez obchodných zástupcov až po manažment firmy. Ekonomickému oddeleniu uľahčí tvorbu smerníc, vždy bude známy autor a termín vzniku jednotlivých verzií aj zmien.
Ako DMS pomáha?
Modul zefektívni prácu Vašich zamestnancov, pretože zjednotí prístup ku všetkým informáciám a vzájomne ich previaže – všetky dôležité podklady (napríklad zmluvy, listy, e-maily, zápisy z rokovaní, faktúry, smernice, normy, certifikácie, dodacie listy, žiadanky) sú uložené na jednom mieste a môžu byť naviazané k jednotlivým akciám (podľa subjektov, projektov, procesov apod.). Dokumenty sa ukladajú mimo primárnej databázy QI, ktorá vďaka tomu nie je zbytočne zaťažovaná. QI ale zostáva jednotným zdrojom pre prístup k súborom, čo je dôležité kvôli bezpečnosti. Sami si tiež určíte, kto sa k dokumentom dostane a aké úpravy v nich môže vykonávať.
Dokumenty možno kedykoľvek aktualizovať: zmeny sa v QI zobrazia ihneď. Užívatelia si môžu jednotlivé verzie súborov rezervovať a po vykonaní úprav ich opäť ako novú verziu (alebo revíziu) vrátiť prostredníctvom QI späť do úložiska. Vždy jednoducho zistíte, kto a kedy v danom súbore zapracoval zmeny. O vytvorení nového dokumentu alebo revíziách Vás QI môže informovať aj e-mailom. Možno nastaviť, aby zamestnanec potvrdil priamo v systéme, že daný dokument čítal. Toto využijete hlavne pri distribúcii smerníc. Vždy teda budete mať prehľad o informovanosti Vášho tímu. K dispozícii je vyhľadávanie podľa kľúčových slov – jednoducho nájdete všetky súbory súvisiace s určitým projektom, procesom aj úlohou.
Zakladanie dokumentov do DMS je časovo menej náročné ako organizácia a archivácia papierov. Súbory do systému zadáte buď ručne (jednotlivo aj hromadne), alebo automaticky podľa ich príslušnosti k rôznym akciám. QI Vám pomôže aj pri ďalšom spracovaní: automaticky informuje o blížiacom sa konci platnosti dokumentu alebo jeho rezervácie. Pre jednotlivé súbory budete mať k dispozícii informácie o ich využití: uvidíte, kto si ich vytlačil, prípadne skopíroval na dátové médium. Pokiaľ vznikne nová verzia, QI Vás upozorní na výmenu neaktuálnych výtlačkov aj kópií.
Napojením na modul Procesy a workflow dosiahnete začlenenie dokumentov do schvaľovacieho procesu. Potom je možné generovať úlohy pre jednotlivé osoby, a to ručne aj automaticky. Bezchybný výstup jednej úlohy môže byť zároveň vstupom do druhej. Celý proces je prehľadný – schematicky ho uvidíte vo forme procesného diagramu.
Náhľady modulu
Špecializované funkcie
Externé podpisovanie dokumentov v Signi
Ľahšie a rýchlejšie uzatváranie zmlúv z jeho rozhrania zabezpečuje funkčnosť Externé podpisovanie dokumentov
v Signi. Procesy vďaka nej prebiehajú bez prestojov: odpadá tlač
a administrácia zmlúv, cesta na poštu aj ich doručenie späť. Užívatelia získavajú možnosť vytvárať elektronické podpisy na rôznych zariadeniach od osobných počítačov až po chytré mobilné telefóny. Toto sa týka nielen kmeňových zamestnancov s prístupom do QI, ale zároveň akýchkoľvek účastníkov mimo organizácie.