DMS

Získavate presné a aktuálne informácie?
Máte poriadok v dokumentoch?
Je proces ich spracovania efektívny?

Väčšina firemných procesov je spojená s distribúciou informácií – preto je správa dokumentov oblasťou, ktorá výrazne ovplyvňuje výsledky a efektivitu celej spoločnosti. Modul DMS (document management system) informačného systému QI zabezpečí optimalizovaný obeh všetkých typov dokumentov a postará sa o ne počas celého životného cyklu, teda od vzniku alebo vstupu do organizácie, cez spracovanie, zdieľanie, schvaľovanie aj archiváciu.

Naša spoločnosť ročne vyprodukuje tisíce dokumentov, ktoré je potrebné spracovať a archivovať. Niektoré boli ťažko dostupné kvôli nepresným cieľovým cestám alebo neprehľadnému umiestneniu na rôznych firemných diskoch. Nie vždy sme ale dokázali zabrániť tvorbe duplicít. Teraz prístup k našej elektronickej dokumentácii riadime iba prostredníctvom QI. Oceňujeme predovšetkým jasne definovateľné prístupy a jednotné centrálne uloženie s prístupovými právami na rôznych úrovniach. Zamestnanec sa teda dostane iba k dokumentom, ktoré potrebuje na plnenie svojich úloh. Významným segmentom v oblasti komunikácie s odberateľmi je elektronické zasielanie dokumentov. Predovšetkým ide o doručovanie faktúr elektronickou poštou.

Ing. Bohuslav Vaňous

riaditeľ spoločnosti Vodovody a kanalizace Jablonné nad Orlicí

Implementoval partner:

Prečo si modul zakúpiť

Skvalitní prácu Vašich zamestnancov: dokumenty budú v bezpečí, navyše je garantovaná ich previazanosť a nadväznosť.
Vďaka sofistikovaným vyhľadávacím nástrojom využijete informácie z dokumentov na maximum.
Ušetríte čas a zdroje: jednoducho spracujete všetky dokumenty, a to aj nárazovo; na archiváciu nebudete potrebovať priestory ani zamestnanecké kapacity, odpadnú náklady za tlač.
Po prepojení s modulom Procesy a workflow dosiahnete väčšiu efektivitu pri organizácii práce.

Pre koho je modul DMS vhodný?

Rýchlo nájsť zmluvu a s ňou súvisiace dokumenty teraz nebude problém. Modul pomôže všetkým zamestnancom od asistentky cez obchodných zástupcov až po manažment firmy. Ekonomickému oddeleniu uľahčí tvorbu smerníc, vždy bude známy autor a termín vzniku jednotlivých verzií aj zmien.

Ako DMS pomáha?

Postará sa o všetky typy dokumentov

Modul zefektívni prácu Vašich zamestnancov, pretože zjednotí prístup ku všetkým informáciám a vzájomne ich previaže – všetky dôležité podklady (napríklad zmluvy, listy, e-maily, zápisy z rokovaní, faktúry, smernice, normy, certifikácie, dodacie listy, žiadanky) sú uložené na jednom mieste a môžu byť naviazané k jednotlivým akciám (podľa subjektov, projektov, procesov apod.). Dokumenty sa ukladajú mimo primárnej databázy QI, ktorá vďaka tomu nie je zbytočne zaťažovaná. QI ale zostáva jednotným zdrojom pre prístup k súborom, čo je dôležité kvôli bezpečnosti. Sami si tiež určíte, kto sa k dokumentom dostane a aké úpravy v nich môže vykonávať.

Získate prehľad nad dokumentmi, ich obsahom aj informovanosťou tímu

Dokumenty možno kedykoľvek aktualizovať: zmeny sa v QI zobrazia ihneď. Užívatelia si môžu jednotlivé verzie súborov rezervovať a po vykonaní úprav ich opäť ako novú verziu (alebo revíziu) vrátiť prostredníctvom QI späť do úložiska. Vždy jednoducho zistíte, kto a kedy v danom súbore zapracoval zmeny. O vytvorení nového dokumentu alebo revíziách Vás QI môže informovať aj e-mailom. Možno nastaviť, aby zamestnanec potvrdil priamo v systéme, že daný dokument čítal. Toto využijete hlavne pri distribúcii smerníc. Vždy teda budete mať prehľad o informovanosti Vášho tímu. K dispozícii je vyhľadávanie podľa kľúčových slov – jednoducho nájdete všetky súbory súvisiace s určitým projektom, procesom aj úlohou.

Zjednoduší administratívu spojenú so správou dokumentov

Zakladanie dokumentov do DMS je časovo menej náročné ako organizácia a archivácia papierov. Súbory do systému zadáte buď ručne (jednotlivo aj hromadne), alebo automaticky podľa ich príslušnosti k rôznym akciám. QI Vám pomôže aj pri ďalšom spracovaní: automaticky informuje o blížiacom sa konci platnosti dokumentu alebo jeho rezervácie. Pre jednotlivé súbory budete mať k dispozícii informácie o ich využití: uvidíte, kto si ich vytlačil, prípadne skopíroval na dátové médium. Pokiaľ vznikne nová verzia, QI Vás upozorní na výmenu neaktuálnych výtlačkov aj kópií.

Pripraví úlohy pre zamestnancov

Napojením na modul Procesy a workflow dosiahnete začlenenie dokumentov do schvaľovacieho procesu. Potom je možné generovať úlohy pre jednotlivé osoby, a to ručne aj automaticky. Bezchybný výstup jednej úlohy môže byť zároveň vstupom do druhej. Celý proces je prehľadný – schematicky ho uvidíte vo forme procesného diagramu.